Tämä on Viuluakatemia Aura ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.11.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Viuluakatemia Aura ry
Pyydysmäentie 11
20660 Kaarina
info@viuluakatemiaaura.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Viuluakatemia Aura ry
Pyydysmäentie 11
20660 Kaarina
info@viuluakatemiaaura.fi
3. Rekisterin nimi
Viuluakatemia Auran jäsen- ja asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus ja peruste
Viuluakatemia Auran jäsen- ja asiakasrekisteriä käytetään henkilötietolakia noudattaen jäsen- ja asiakassuhteidemme hoitamiseen ja kehittämiseen. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös palveluistamme tiedottamiseen ja laskutukseen. Keräämiemme henkilötietojen kautta saatamme myös lähettää sinulle kohdennettua markkinointi-, jäsen- tai asiakasviestintää.
Henkilötietojen kerääminen voi perustua sopimukseen ja siitä johtuviin lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. koulutukseen ilmoittautuminen tai yhdistyksen jäsenyys). Henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suostumukseen (esim. mahdollisen uutiskirjeen tilaus, yhteydenotto lomakkeen kautta). Emme luovuta keräämiämme tietoja ulkopuolisille.
Viuluakatemia Aura ry ei käytä asiakastietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriimme tallennetaan vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia ja tarkoituksenmukaisia palvelujemme toteuttamiseksi sekä asiakassuhteiden / jäsenyyksien hoitamiseksi. Tällaisia tietoja ovat muun muassa:
- Asiakkuuksian osalta: Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
- Tiedot tilatuista palveluista, niiden käyttöä koskevat asiakkaan antamat tiedot, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, sekä muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot.
- Jäsenten osalta: Jäsenen nimi, organisaation nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
Emme säilytä henkilötietoja yhtään pidempään kuin on tarpeellista tai kuin sopimus / laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Yleensä sopimuksen päätyttyä poistamme henkilötiedot järjestelmistämme. Pyrimme myös parhaamme mukaan pitämään tietosi ajan tasalla. Asiakas voi halutessaan pyytää tietojensa poistamista aiemmin. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.
Viuluakatemia Auran verkkosivut eivät tällä hetkellä käytä evästeitä kävijätiedon tai muun vastaavan keräämiseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
Viuluakatemia Aura ei luovuta tietoja muille tahoille muuten kuin erillisen sopimuksen, asiakkaan antaman suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Varmistamme, että kaikki yhteistyökumppanimme ja palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia: SunComet Oy (web-hotelli jolla sivumme sijaitsevat), Google Ltd (Google Workspace jäsen- ja asiakasrekisterin osalta), Meta (Facebook, Instagram viestinnän osalta).
Viuluakatemia Aura voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön rajoissa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi palveluntarjoajien toimesta. Tällä hetkellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella toimiva palveluntarjoajia ovat Meta ja Google, jotka noudattavat EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsittelevät Viuluakatemia Auran työntekijät. Viuluakatemia Auralla on asianmukaiset organisatoriset ja tekniset käytännöt, joilla turvataan rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuus.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti (katso kohta 7).
Verkkosivuillamme ei säilytetä henkilötietoja, vaan niiden kautta ainoastaan välitetään viestejä (palautelomakkeet, jotka ohjautuvat sähköpostiin) ja ohjataan asiakkaita ulkopuolisiin tietoturvallisiin järjestelmiin (Google Workspace).
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokainen rekisterissä oleva henkilö voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot, pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen, eikä
esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen.
Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa
(esimerkiksi kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus).
11. Yhteydenotot
Kaikissa Viuluakatemia Auran henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sähköpostitse: info@viuluakatemiaaura.fi
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietosuojaselosteen laadintaan on hyödynnetty mallia, jonka on laatinut Harto Pönkä/Innowise 20.2.2018 (muokattu 29.3.2021) ja se on julkaistu osoitteessa http://www.innowise.fi/fi/gdprn-mukainen-rekisteri-ja-tietosuojaselosteen-malli/ CC-BY 3.0 lisenssillä.